Как в России нанимать на работу иностранцев: пошаговая инструкция

Иностранный гражданин, зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя (ИП), может принимать на работу сотрудников, в том числе мигрантов.

Чтобы зарегистрировать ИП, необходимы законные основания: разрешение на временное проживание (РВП), вид на жительство (ВНЖ) — все, что позволяет заниматься бизнесом в РФ. Подробнее о том как зарегистрировать ИП в России читайте в нашем материале.

Миграционный статус влияет и на последующую деятельность. Например, приезжий с правом на временное проживание может вести дела и расширять штат только в том регионе, где выдано разрешение, иначе его оштрафуют.

Перед наймом уточните, есть ли у кандидата законные основания трудиться в России: патент или разрешение. Также проверяются:

• миграционная карта с отметкой цели въезда «работа»;
• регистрация по месту пребывания (или по адресу фактического проживания);
• период нахождения в стране;
• иные документы, подтверждающие правовое положение — к примеру, ВНЖ или РВП;

С января 2025 года действует новое правило: граждане государств, с которыми у Российской Федерации нет визового режима, могут пребывать на территории РФ не более 90 дней за календарный год, а не за полугодие, как раньше. Нарушение станет поводом для отказа в приеме на службу.

Действуйте по этому плану, чтобы точно не пропустить важные этапы.

1. Проверка документов
Убедитесь, что у кандидата есть действующий патент, выданный в том регионе, где он будет трудиться. Проверьте регистрацию по месту пребывания. Сверьте сроки, указанные в миграционной карте, и посмотрите, не истек ли 90-дневный лимит.

2. Документальное оформление
Сотрудника можно нанять по трудовому договору или соглашению гражданско-правового характера (ГПХ). Укажите должность, условия труда, оплату, график, информацию о патенте или РВП/ВНЖ. Подписать бумаги надо до начала трудовых отношений.

3. Уведомление о приеме
Направьте его в территориальное отделение МВД не позднее трех рабочих дней после подписания договора. Оно подается по установленной форме, в бумажном или электронном виде — через портал Госуслуг.

За несвоевременную подачу полагается взыскание от 400 тыс. до 1 млн руб. или приостановление деятельности до 90 дней.

4. Регистрация работодателя в ПФР и ФСС
Если предприниматель ранее никого не нанимал, ему следует зарегистрироваться в качестве страхователя в Пенсионном фонде (ПФР) и Фонде социального страхования (ФСС). Это делается однократно.

5. Получение СНИЛС и ИНН
Если у иностранца нет страхового номера индивидуального лицевого счета, подайте за него заявление в ПФР. Индивидуальный номер налогоплательщика пригодится для расчета и уплаты взносов в бюджет, оформляет его налоговая служба.

6. Медосмотр и тесты
Для некоторых профессий (медицина, образование, общепит) обязательны медицинский осмотр, сдача экзамена на знание русского языка, истории и основ законодательства России. Подтверждающие бумаги должны быть предоставлены до начала сотрудничества.

7. Учет отработанного времени и зарплата
В обязанности нанимателя входят:

• Ведение табеля учета рабочего времени.
• Перечисление заработной платы не реже двух раз в месяц. Ее размер не может быть ниже минимального размера оплаты труда — в 2025 году это 22 440 руб. Минимально допустимый уровень дохода некоторых категорий высококвалифицированных специалистов прописан в федеральном законе.
• Ежемесячный перевод в бюджет страховых взносов.

8. Уведомление об увольнении
В этом случае также требуется предупредить органы внутренних дел в течение трех рабочих дней — порядок такой же, как при найме.

Этот процесс сложнее и дольше.

Сначала надо запросить в местном управлении по вопросам миграции одобрение на привлечение иностранных кадров. Следующий этап — подготовка разрешения на работу и приглашения, с которым человек сможет получить визу. После въезда оформляется регистрация, продление визы и трудовой договор. Далее — уведомление МВД, отчетность и обычная кадровая процедура.

В 2025 году процесс аннулирования РВП и ВНЖ упростился: человека, нарушившего условия пребывания, могут включить в реестр контролируемых лиц. Это повлечет блокировку банковских счетов, запрет на управление транспортом и другие последствия. Узнать, не внесли ли кандидата в реестр, можно на «Госуслугах» или сайте Министерства внутренних дел.

С 2025 года действует прогрессивная шкала НДФЛ:

• доход до 2,4 млн рублей в год — 13%;
• от 2,4 до 5 млн — 15%;
• от 5 до 20 млн — 18%;
• от 20 до 50 млн — 20%;
• свыше 50 млн — 22%.

Для иностранцев ставка зависит от налогового резидентства. Если специалист находится в России более 183 дней в году, он считается резидентом и платит от 13%. Если меньше — применяется ставка 30% (исключения — патенты и ЕАЭС).
Наниматель должен удерживать НДФЛ и отправлять его в бюджет.

Чтобы трудоустроить таких соискателей, достаточно паспорта (или удостоверения личности), миграционной карты с целью «работа» и регистрации по месту пребывания.
Они оформляются без квот и дополнительных бумаг, их можно направлять в командировки без ограничений.

Также представители этой категории могут оформить самозанятость. Налоги в таком случае составят 4−6%, а перечислять их должен самозанятый.

За ошибки при найме иностранцев можно получить наказание:

• до 1 млн руб. или приостановление деятельности до 90 суток — если не уведомили о заключении или прекращении трудового договора;
• до 800 тыс. рублей или приостановка работы до 90 дней — за трудоустройство без патента или разрешения;
• включение в реестр контролируемых лиц — если выявлены серьезные проблемы или поддельные документы.

Когда время действия РВП и патента заканчивается, подчиненного сначала отстраняют на период до 30 дней. Если он так и не продлевает документы, это может стать поводом для увольнения.
Кроме того, при расчетах наличными может быть нарушен закон о валютном контроле, за что полагается штраф до 100% суммы выплаты.

В 2025 году вступило в силу сразу несколько реформ в сфере трудовой миграции. Чтобы не столкнуться с проблемами:

• следите за новостями на ресурсах Министерства внутренних дел, ФНС, Минтруда, «КонсультантПлюс»;
• проверяйте изменения в ФЗ No 115-ФЗ, Трудовом, Налоговом кодексах и Кодексе об административных правонарушениях;
• консультируйтесь с юристами или кадровиками, если возникает нестандартная ситуация.

Даже один пропущенный срок или неправильная формулировка в документе могут привести к серьезным последствиям.