Проверка миграционной службы МВД: как работодателю пройти ее без последствий

Что сделать заранее

Подготовка к проверке требует системного подхода и внимания к деталям. Чтобы минимизировать риски, нужно следовать четкому алгоритму.

Проведите аудит документов

Начните с тщательной экспертизы всей кадровой и миграционной документации. Как объяснила миграционный юрист Екатерина Яковлева, для успешного прохождения внеплановых, выездных либо документарных проверок стоит заблаговременно к ним подготовиться.

Эксперт рекомендует организовать аудит по следующим направлениям, уделив особое внимание каждому из них:

• Личные дела сотрудников-мигрантов. Паспорт с нотариальным переводом, действующий патент или разрешение на работу, миграционная карта с отметкой о въезде, подтверждение регистрации по месту пребывания.

• Кадровые бумаги предприятия. Трудовые или гражданско-правовые договоры, приказы о трудоустройстве, уведомления в Министерство внутренних дел о заключении и прекращении договоров.

• Разрешительная документация работодателя. Документы на квоту (если требуется), уведомления о привлечении заграничных работников, договор с аутсорсинговой компанией (при наличии).

Контролируйте сроки действия

Создайте систему своевременного оповещения об истечении актуальности документов сотрудников. Регулярно проверяйте:

• действие патентов и разрешений на работу;

• действительность регистрации по месту пребывания;

• актуальность полисов ДМС;

• своевременность продления разрешительных свидетельств.

С 1 сентября 2025 года для работников из-за границы, прибывающих в Москву и область в безвизовом порядке, стало обязательным мобильное приложение «Амина», которое позволяет уведомлять министерство об адресе проживания и передавать данные геолокации. Подробнее об этом сервисе рассказали в материале.

Подготовьте объекты к возможному визиту

Юрист Екатерина Яковлева отмечает, что проверить могут не только бумаги, но и объект, на котором трудятся и временно проживают рабочие. Инспекторы МВД изучают, насколько законно нахождение и трудоустройство мигрантов и соответствует ли деятельность компании требованиям закона.

Убедитесь, что:

• фактические места проживания иноземных сотрудников соответствуют зарегистрированным адресам;

• условия труда и проживания соответствуют законодательным нормам;

• на рабочих местах нет сотрудников с просроченными разрешениями.

По словам Яковлевой, сроки проведения проверок различаются: выездная занимает до 7 рабочих дней с возможностью продления на такой же период, в то время как документарная (без выезда на объект) может длиться до 20 рабочих дней.

Изучите свои права

Не забывайте, что представитель проверяемой компании вправе:

• присутствовать при проведении любых проверочных операций;

• представлять дополнительные сведения для их отражения в акте проверки;

• подавать жалобу на неправомерную деятельность инспекторов;

• знакомиться со всеми материалами;

• направлять обоснованные возражения по составленным актам.

Какие последствия возможны при нарушениях

За несоблюдение правил (работу без патента или разрешения, просроченную документацию, отсутствие уведомления соответствующих органов о заключении трудового договора) в 2025 году предусмотрена серьезная ответственность:

• для должностных лиц — до 70 тыс. рублей;

• для юридических — до 1 млн рублей за каждого нелегально трудоустроенного иностранного работника.

Кроме штрафов, вероятно наказание в виде приостановки деятельности организации до 90 суток.

«Если выявлены нарушения, не стоит сразу соглашаться с ними и подписывать документы. Проконсультируйтесь со специалистом и уже потом принимайте решение: соглашаться или предоставить факты, документы, опровергающие доводы проверяющих», — посоветовала юрист.

У вас есть право представить письменные возражения на акт контроля, которые будут приложены к материалам экспертизы. В случае несогласия с результатами вы можете обжаловать их в вышестоящем органе МВД или в судебном порядке.

О чем важно помнить

Подготовка к инспекции должна быть системной и регулярной. Соблюдение законодательства — это не только способ избежать штрафов, но и возможность построить стабильный бизнес, основанный на легальных трудовых отношениях.

«Можно также передать функцию юридического миграционного сопровождения и аудита профессионалам», — пояснила эксперт Екатерина Яковлева. Передача этих задач аутстаффинговому партнеру позволяет бизнесу сосредоточиться на развитии, а заботу о документации, сроках и контроле переложить на профессионалов.

Регулярно проводите внутренний аудит, следите за изменениями в законодательстве и оперативно реагируйте на новые требования. Это позволит вам успешно справляться с любыми визитами МВД без негативных последствий для бизнеса.

Также собрали для вас список компаний, которые могут помочь с оформлением документов.