Делопроизводитель в отдел кадров Мытищи

1. Обработка входящей документации и корреспонденции: - Прием всей входящей почтовой и электронной корреспонденции (письма, уведомления, официальные запросы). - Регистрация входящих документов в электронной системе с присвоением входящего номера и даты. - Визуальная проверка документов на наличие всех необходимых реквизитов и подписей. - Своевременная передача входящих документов руководителю или ответственным сотрудникам отдела для рассмотрения и исполнения. 2. Работа с исходящей документацией: - Прием от Работников отдела подготовленных проектов писем, служебных записок и других исходящих документов. - Проверка правильности оформления исходящих документов согласно установленным в организации правилам делопроизводства. - Регистрация исходящих документов в электронной системе с присвоением исходящего номера и даты. - Подготовка документов к отправке: составление реестра исходящих документов, распечатка, копирование, формирование пакетов. - Отправка кадровой корреспонденции через почтовые службы, курьеров или электронные каналы связи. 3. Работа с внутренними документами и их хранение: - Регистрация внутренних документов отдела (служебные записки, поручения). - Систематизация и подшивка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел отдела. - Обеспечение краткосрочного хранения текущих документов и их подготовка для последующей передачи в архив. - Получение документов из обособленных подразделений, фиксация наличия и подготовка на подпись Руководителю организации. - Разбор документов после подписания Руководителем (сканирование, составление пакетов на передачу Работникам их экземпляров, пополнение Личных дел Работников в бумажном и электронном виде) - Работа с архивом (своевременное оформление Личных дел уволенных Работников, подготовка для сдачи в архив бумажного дела, формирование личного дела уволенных Работников в электронном виде) - Формирование архива по истечении года по кадровым мероприятиям (приказы, служебные записки, уведомления и т.п.). 4. Работа со средствами связи: - Прием входящих телефонных звонков, их фильтрация и перенаправление соответствующим специалистам отдела. - Предоставление общей справочной информации по телефону в рамках своей компетенции (например, режим работы, контакты). - Фиксация полученных по телефону сообщений и их оперативная передача адресатам.